Come organizzare un evento aziendale by Papardò

Che si tratti di un evento aziendale per i clienti o di un seminario di formazione interno all’azienda, l’obiettivo finale è quello di riunire le persone e supportarle al fine di rafforzare o creare nuove relazioni commerciali e sociali.

Gli eventi aziendali in base al numero degli ospiti

Le aziende in crescita, di solito, hanno diversi eventi in programma nella loro agenda.

Possiamo suddividerli in tre tipi, a seconda di quante persone verranno ospitate:

Piccoli Eventi

• Ospitano piccoli gruppi, fino a 250 persone, e sono flessibili per quanto riguarda il luogo o le attività da svolgere. Alcuni esempi includono giornate di formazione, seminari, off-site, team-building o conferenze.
• Alcuni punti fondamentali per il programma di un piccolo evento:
  • Organizzazione del pranzo
  • Il trasporto dei partecipanti
  • Bevande  
  • La realizzazione dei moduli per una eventuale registrazione online
  • L’organizzazione di sessioni di approfondimento 
  • Identificare le eventuali strutture per la fruizione di video/immagini
  • La pianificazione di una scaletta per le presentazioni da svolgere su un potenziale palco, che include la definizione dei tempi a disposizione degli speaker, i tempi per le domande e risposte, i tempi per le pause tra una presentazione e l’altra

Eventi di medie dimensioni

• Sono conferenze, o summit, per un massimo di 1.000 partecipanti, spesso riguardanti eventi tecnologici o processi di sviluppo aziendali.
• Oltre ai requisiti degli eventi più piccoli, includono orientamenti pre-evento, intrattenimento post-evento, comunicazioni pre-evento, identificazione degli alloggi, organizzazione dei trasporti e un’applicazione mobile per l’evento.

Eventi di grandi dimensioni

• Sono complessi e difficili da gestire, chiaramente. Spesso si svolgono in più giorni ed attirano migliaia di partecipanti.
• Oltre ai requisiti elencati precedentemente, gli eventi di grandi dimensioni includono il coordinamento dei relatori, la gestione dei delegati, la registrazione dei filmati dell’evento, il personale, le prenotazioni dei voli e delle camere d’albergo per gli ospiti.

Le tipologie di eventi aziendali

Ci sono molti tipi di eventi aziendali, alcuni più comuni di altri. Ecco una lista di eventi che ci si può aspettare in ambito aziendale:

• Fiere commerciali: rafforzano l’immagine di un’azienda come leader del settore ed aiutano a generare nuove opportunità.
• Presentazioni di nuovi prodotti: vengono annunciati nuovi prodotti, generando hype tra i clienti e i media.
• Eventi celebrativi: festeggiano i risultati dei dipendenti con un evento svolto per gratificarli, motivarli e, ovviamente, comunicare l’apprezzamento nei loro confronti.

• Eventi di Team Building: in questo evento si svolgono attività per rafforzare il legame, la fiducia ed il morale dei dipendenti.

• Seminari e conferenze: si invitano dei relatori per migliorare le conoscenze dei dipendenti su specifici argomenti o skill.

• Festeggiare i traguardi aziendali: è fondamentale celebrare gli anniversari della società o il raggiungimento di obiettivi finanziari e di fatturato.

Foto di Dylan Gillis su Unsplash

Le Sfide nella pianificazione di un evento aziendale

Una corretta pianificazione di un evento aziendale porta il tuo evento ad un livello superiore, ma non è priva di sfide ed ostacoli da superare. L’evento può fallire nonostante le tue eccezionali capacità organizzative. 

Ecco perché i responsabili degli eventi aziendali devono saper gestire l’imprevedibile e prepararsi ad ogni possibile incidente di percorso.

Non avere abbastanza personale

Non c’è problema più grande di avere poco personale per un evento aziendale!
La mancanza di risorse aumenta la pressione lavorativa durante l’evento e pone il tuo team in difficoltà nel soddisfare le aspettative dei partecipanti.

Considera il numero previsto dei partecipanti, e quanti membri dello staff sono necessari per assicurarti di non essere sommerso di lavoro. Sii chiaro sui ruoli e sulle responsabilità da affidare a ciascuno dei membri del tuo staff: gestire i tuoi eventi dovrebbe essere simile a quando gestisci la tua azienda.

I latini dicevano “Melius est abundare quam deficere”. Se non sei sicuro, nel dubbio, abbonda. Se hai organizzato eventi in passato, rifletti su come sono stati organizzati: le dimensioni dello staff erano adeguate? Puoi anche metterti in contatto con un’azienda che organizza eventi per trovare del personale aggiuntivo per il tuo evento: potresti scoprire nuovi talenti da inserire nel tuo organico.

Rispettare il budget dell’evento

La definizione del budget da destinare all’evento può garantirti il successo, o il fallimento, della pianificazione di un evento dal vivo, virtuale o ibrido. Il budget è un problema che preoccupa persino gli organizzatori di eventi più navigati: improvvisamente i costi potrebbero aumentare rapidamente e, prima che tu te ne accorga, sforare il budget.

Inoltre potresti avere delle nuove esigenze poco prima dell’evento. Ad esempio, i costi dei fornitori possono aumentare in base ai partecipanti effettivi o potresti incontrare una spesa imprevista. Ecco perché è opportuno mantenere le spese basse ed assicurarsi di avere a budget un fondo di emergenza.

Se sei veramente puntiglioso, puoi cercare ed analizzare dati passati per identificare il costo preciso di ogni tipo di evento e per ogni occasione (google è tuo amico, usalo!). Ad esempio, prova a confrontare le voci di costo dei tuoi eventi passati, come il costo della location, il cibo, le bevande, gli spostamenti, gli alloggi, il cachet degli speaker, il costo del personale ed il marketing. Il confronto tra queste voci di costo ti permetterà di identificare dove risparmiare e dove ci saranno delle spese importanti.

Puoi aiutarti con dei software dedicati alla gestione degli eventi aziendali per pianificare il budget dei tuoi eventi. In questo modo attraverso la creazione di report di spesa potrai valutare il ritorno totale sull’investimento (ROI). 

Questi strumenti ti aiuteranno a monitorare le spese ed assicurarti di definire il budget corretto da investire.

Trovare la giusta location e perché scegliere Papardò

Scegliere la giusta location è cruciale per il successo dell’evento. Se devi organizzare un evento di piccole e medie dimensioni, il Papardò a Gaeta è il luogo perfetto. 

Scrivici per un appuntamento gratuito attraverso il modulo di contatto alla fine di questo articolo. 

Ecco 5 buone ragioni per contattarci ed organizzare il tuo evento aziendale al Papardò a Gaeta:

1. Posizione Strategica:

Il Papardò si trova in una posizione che agevola comodamente i partecipanti, garantendo un accesso comodo a tutti, grazie anche all’ampio parcheggio a disposizione. In più, raggiungerci da lontano è molto semplice: l’aeroporto più vicino è quello di Capodichino a Napoli, ed essendo collegato comodamente alla stazione centrale, in un’ora è possibile raggiungere la splendida stazione ferroviaria Formia-Gaeta, vicinissima al nostro Parco Balneare, tramite un treno Intercity in direzione Roma. 

[CLICCA QUI PER LE INDICAZIONI NAPOLI – FORMIA] 

Da Roma invece, l’itinerario verso Formia richiede un tempo molto simile partendo dall’aeroporto di Fiumicino e prendendo un treno Intercity dalla stazione centrale di Roma in direzione Napoli. Una volta raggiunta la stazione di Formia-Gaeta, in base alle tue esigenze, è possibile utilizzare un NCC per raggiungerci o prenotare insieme un pullman privato ad un prezzo vantaggioso grazie alle collaborazioni locali di cui disponiamo. 

[CLICCA QUI PER ULTERIORI INDICAZIONI ROMA – FORMIA]

La posizione strategica del Papardò garantisce un ambiente accogliente e facilmente raggiungibile, favorendo un’ampia partecipazione, sia che tu venga da Gaeta o da più lontano.

2. Disponibilità e Prenotazioni Semplificate:

Tutte le location richiedono una prenotazione anticipata, il Papardò semplifica il processo: basterà compilare il modulo sottostante per bloccare gratuitamente un appuntamento e la data ideale.. Inoltre sarà possibile utilizzare un sistema di ticketing online come Eventbrite, di cui abbiamo un’esperienza pregressa come nel caso dell’evento con Nichi Vendola “Le Parole che Riparano”, rendendo molto semplice sia la gestione della lista degli invitati sia la condivisione del tuo evento su tutte le piattaforme social.

 Qualora volessi utilizzare altri tipi di software per la gestione dei biglietti per l’evento, siamo aperti ad ogni proposta. In generale, il nostro staff è sempre disponibile per qualunque evenienza, anche per delle esigenze last minute.

3. Spazi su misura per un Evento coinvolgente:

Il Parco Balneare Papardò è caratteristico per il suo scenario naturalistico e per le strutture al coperto con vista mare ed accesso esclusivo sulla spiaggia. Le nostre strutture offrono uno spazio indoor attrezzabile, nel quale è possibile ospitare 200 persone, ed uno spazio esterno molto ampio, comprendendo la spiaggia, capace di accogliere fino a 1000 persone. Inoltre, è possibile richiedere l’esclusività dell’intero parco durante le ore dell’evento, preservandone l’esclusività, aspetto fondamentale per eventi aziendali di brainstorming e team-building dove possono essere condivise informazioni riservate o strategie future.
Inoltre, abbiamo a disposizione un parcheggio privato con 400 posti auto, disposto su più livelli siccome la struttura risiede su un tratto di costa scosceso.

Puoi farti un’idea degli spazi e dei servizi della nostra struttura tramite il nostro tour virtuale, oppure bloccare un sopralluogo gratuito compilando il form sottostante

4. Budget Flessibile e Zero Sorprese:

Siamo consapevoli quanto sia importante rispettare il budget previsto per l’evento. Il Papardò offre una gamma di soluzioni e tariffe  flessibili, assicurando che il costo della location sia in linea con le tue esigenze. Inoltre possiamo aiutarti anche nell’organizzazione del catering, come abbiamo già fatto in passato preparando e servendo il pranzo per tutta la troupe cinematografica durante alcune delle riprese della nota serie “L’Amica Geniale”, prodotta da HBO. In 30/45 minuti il nostro staff ha servito nei tempi prestabiliti oltre 250 persone, tra tecnici, attori e comparse adattandosi alle esigenze e ritmi della produzione.

5. Sicurezza: una priorità

L’ingresso è sorvegliato dal nostro staff e il parcheggio è gestito dal personale dedicato per garantire la tranquillità degli ospiti dell’evento. Possiamo bloccare l’entrata alla location in caso sia richiesta l’esclusività della struttura e abbiamo a disposizione degli armadietti per gli ospiti. L’accesso al Papardò è controllato dal nostro personale che gestirà la lista degli invitati. Con la nostra cura ed attenzione per i dettagli, puoi essere certo che il tuo evento si svolgerà in un ambiente sicuro e riservato.

Ricapitolando: Organizzare un evento aziendale può essere una sfida piena di ostacoli, ma con la nostra guida sei riuscito ad avere una panoramica completa su come garantire il successo del tuo evento aziendale e come fare per Identificare la location giusta sulla base di quanto Papardò ha da offrire.
Se pensi che il Papardò sia il luogo giusto per il tuo Evento Aziendale, vuoi bloccare un appuntamento telefonico gratuito per maggiori informazioni o passare in sede per un caffe, compila il modulo sottostante. Il nostro staff ti risponderà il prima possibile!